Gerenciamento de stakeholders | Como gerente de projetos, a gestão de pessoas é uma parte fundamental de seu papel. Nenhum projeto acontece em um vácuo. À medida que os projetos que você gerencia se tornam maiores e mais complexos, você começará a perceber que está lidando com cada vez mais pessoas no dia-a-dia. É aqui que a gestão dos stakeholders se torna tão importante.
Às vezes pode parecer que os projetos (e as empresas) posicionam naturalmente as partes interessadas e aqueles que executam as tarefas em lados opostos, mas este não tem que ser o caso. Mostraremos como gerenciar as partes interessadas de forma eficaz para que você possa aumentar a eficiência e liderar projetos cooperativos e bem sucedidos do início ao fim. Confira mais detalhes em nosso site.
O que são os Stakeholders?
Embora hoje em dia possa parecer que todos com quem você trabalha são partes interessadas, é importante definir claramente o que o termo significa para evitar confusão. Uma parte interessada é qualquer um que tenha – você adivinhou – uma participação em um projeto. Eles podem ser clientes, executivos, líderes/gerentes de equipe, ou mesmo clientes, desde que tenham interesse no resultado do projeto.
As principais partes interessadas no projeto são as pessoas que iniciaram o projeto específico e têm o poder de tomar decisões diretas que impactam o produto final. A conclusão e o sucesso do projeto terão um impacto positivo nos KPIs de sua equipe.
Por exemplo, digamos que uma equipe de gerenciamento de produto pede à equipe de redação para desenvolver um guia para o mais novo produto da empresa. O indivíduo da equipe de gerenciamento de produto que solicitou este projeto é o principal interessado. Eles são a pessoa responsável por
- Fornecendo um breve esboço das exigências do projeto;
- Fornecer feedback e sugestões durante todo o processo;
- A aprovação final dos resultados, assegurando que eles atendam às exigências do relatório.
Em relação às partes interessadas, a função do gerente do projeto é administrar as expectativas com comunicação e colaboração minuciosas.
Diferentes tipos de Stakeholders
Cada projeto pode incluir diferentes tipos de interessados e isso pode ter impacto na forma como você interage com eles. Aqui está o que você precisa saber.
Stakeholders internos vs. externos
As partes interessadas internas, também conhecidas como partes interessadas primárias, incluem qualquer pessoa que trabalhe para sua empresa ou organização. Eles estão diretamente envolvidos na gestão diária, nos processos e nas operações do negócio. Essas pessoas incluem funcionários, proprietários e os que fazem parte do conselho de administração.
As partes interessadas externas, ou partes interessadas secundárias, por outro lado, não têm uma relação direta com a empresa através de emprego ou investimento. Entretanto, eles ainda podem ser afetados pelas ações (ou inação) da organização. As partes interessadas externas podem incluir clientes, indivíduos da comunidade, grupos públicos, fornecedores, e muito mais.
Stakeholders vs. acionistas
Embora estes termos sejam frequentemente utilizados de forma intercambiável, existem muitas diferenças entre as partes interessadas e os acionistas.
Um acionista detém unidades de ações de uma empresa e, portanto, tem um interesse declarado na rentabilidade do negócio. Este não é necessariamente o caso de uma parte interessada chave. Todos os acionistas podem ser considerados partes interessadas de alto nível em iniciativas-chave, mas isto não funciona de forma inversa.
Outra diferença? Como as partes interessadas externas, os acionistas (exceto os empregados que possuem ações) normalmente não participam do trabalho cotidiano da empresa. Os acionistas estão simplesmente interessados no ROI geral da empresa, enquanto as partes interessadas operam mais em nível de projeto ou de equipe.
Gerenciamento dos Stakeholders
Como as principais partes interessadas podem fazer ou quebrar o sucesso de um projeto, ter um forte plano de gestão de partes interessadas é essencial para todos os gerentes de projeto. A gestão das partes interessadas – o processo de organizar, monitorar e nutrir relacionamentos com suas partes interessadas – tem um enorme impacto em sua capacidade de facilitar projetos e manter suas partes interessadas (e membros da equipe) felizes.
A gestão adequada das partes interessadas geralmente inclui a identificação de suas principais partes interessadas, a compreensão de suas necessidades, expectativas e exigências e, em seguida, a gestão de acordo com elas através de ação e comunicação apropriadas.
Embora muitos guias de gestão de partes interessadas enfatizem a necessidade de controlar suas partes interessadas e até mesmo manipulá-las para fazer o que o gerente de projeto deseja, é importante lembrar que estes são adultos profissionais. Em vez de uma abordagem unidirecional, os seguintes processos de gerenciamento de partes interessadas permitem espaço para nuances e interpretação individual de acordo com seu contexto e experiência específicos.
Análise dos Stakeholders
O primeiro passo em qualquer plano de gestão de partes interessadas é conduzir uma análise das partes interessadas. Este processo o ajuda a compreender suas partes interessadas, seus níveis de participação, quaisquer conflitos potenciais e motivações. Uma boa análise das partes interessadas fornecerá uma visão geral da influência e do envolvimento de todos no projeto, assim como o que é necessário para o sucesso.
O formato básico para uma análise das partes interessadas consiste nas três etapas principais a seguir.
1. Identificar suas principais partes interessadas
Embora todos possam querer ter uma palavra a dizer no projeto, suas principais partes interessadas são as pessoas que terão poder de veto final quando se trata de decisões importantes. Para garantir que você não acabe com muitos cozinheiros na cozinha, é importante identificá-los o mais rápido possível.
Sente-se e faça um brainstorming de uma lista de qualquer pessoa que possa ser afetada pelo projeto. Estes podem ser tanto os interessados internos quanto externos, e variam desde o CEO do negócio até os clientes.
2. Priorizar e organizar as partes interessadas
Agora que você tem uma compreensão geral de quem são suas partes interessadas, você precisa considerar que nível de poder cada pessoa ou grupo tem quando se trata do projeto real. Embora seu cliente possa ser afetado pelo produto final, ele pode não ter o poder de bloquear ou adiantar nenhum dos trabalhos e tarefas envolvidas na sua conclusão.
Para determinar o impacto de cada parte interessada, pense em como o resultado do projeto influenciará cada indivíduo listado. Como gerente do projeto, você também deve pensar em quanto apoio você precisará de cada parte interessada.
3. Compreender as principais partes interessadas
Depois de identificar as partes interessadas que desempenharão o maior papel no projeto, é preciso ter tempo para entender suas necessidades, características e interesses. Estas informações serão inestimáveis quando chegar a hora de trabalhar diretamente com eles e gerenciar as expectativas.
Nesta etapa de sua análise das partes interessadas, você também definirá claramente os papéis e níveis de participação entre as partes interessadas. Se houver quaisquer conflitos de interesse potenciais, estes também serão abordados aqui. Algumas perguntas a serem feitas enquanto você trabalha para compreender as principais partes interessadas:
- Quais são suas principais prioridades? E seus principais KPIs?
- Qual é a melhor maneira de se comunicar com estas partes interessadas? (ou seja, e-mail, cara a cara, uma ferramenta de gerenciamento de projetos dedicada, etc.)
- De quanta informação eles precisam?
- Como eles respondem às críticas construtivas ou conflitos?
- De que eles são responsáveis?
- Qual é o estilo de gestão deles?
- Quem influencia suas opiniões, e quem pode ser influenciado por elas?
Organizar reuniões curtas e individuais com as principais partes interessadas para descobrir as respostas a estas perguntas pode economizar tempo sem fim no longo prazo – além de ajudar a construir e melhorar seu relacionamento.
